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Workflow Roadmap
Wer macht wann was — rund um den Patienten
Empfang
Trainer / Therapeut
Patient
Krankenkasse

Ablauf — Schritt für Schritt

01
Patient
Patient meldet sich
Der Patient meldet sich telefonisch oder kommt direkt vor Ort. Er hat eine Rehasport-Verordnung (Muster 56) vom Arzt oder möchte sich informieren.
02
Empfang
Reha-Infogespräch vereinbaren
Empfang vereinbart einen Termin für das Reha-Infogespräch (30 Minuten). Einen Trainer mit Reha-Infogespräch-Erfahrung zuordnen. Den Kunden bitten, die Verordnung vor dem Termin bei seiner Krankenkasse bewilligen zu lassen und sie bewilligt mitzubringen. Laufzettel mitgeben — dort steht, worauf es bei der Bewilligung ankommt.
Bewilligung holt der Kunde vorab selbst ein
03
Patient
Kommt zum Infogespräch
Der Kunde erscheint zum Termin und bringt die von der Krankenkasse bewilligte Rehasport-Verordnung (Muster 56) mit — mit Stempel und Unterschrift der Kasse auf Seite 2.
04
Trainer
Reha-Infogespräch durchführen
Trainer führt das 6-Schritte-Infogespräch (= die Demo-Präsentation): Begrüßung, Bedarfsanalyse, Rehaskizze/Zahnarztvergleich, Studiotour, Angebotspräsentation, Abschluss.
Ohne Bewilligung: Gespräch findet trotzdem statt — aber nachdrücklich darauf hinweisen, dass die Bewilligung vor der ersten Kursteilnahme vorliegen muss
05
Trainer → Empfang
Bewilligte Verordnung bleibt im Haus
Nach dem Infogespräch nimmt der Trainer die bewilligte Verordnung entgegen und übergibt sie an den Empfang. Dort bleibt sie für Akte und Abrechnung.
Liegt noch keine Bewilligung vor: nachreichen lassen, bevor der Kurs startet
06
Empfang / Trainer
Wartezeit kommunizieren
Patient darauf vorbereiten, dass bis zum Start des Gruppenkurses eine Wartezeit entsteht (freier Kursplatz). Kein Kursplatz wird direkt beim Infogespräch zugeteilt.
Wartezeit ist normal — darauf sensibilisieren
07
Trainer
Sofortiger Trainingsstart mit Rehasport Plus
Der Patient muss nicht auf den Kursplatz warten — er startet sofort mit individuellem Training (MTT / Gerätetraining). Das ist der große Vorteil von Rehasport Plus: individuelle Betreuung ab Tag 1, bis der reservierte Kursplatz frei ist.
Vorteil Plus: Sofort starten, nicht warten
08
Empfang
Kursplatz zuteilen
Sobald ein Platz im Gruppenkurs frei ist, teilt der Empfang dem Patienten den Kursplatz zu und informiert ihn über den Starttermin.
09
Ziel erreicht
Kursstart
Patient beginnt den Gruppenkurs — zusätzlich zum bereits laufenden individuellen Training bei Rehasport Plus.

Zusammenfassung nach Rolle

Empfang

  1. Reha-Infogespräch terminieren (30 Min., erfahrenen Trainer zuordnen)
  2. Kunden bitten, die Verordnung vorab bei seiner Kasse bewilligen zu lassen — Laufzettel mitgeben
  3. Bewilligte Verordnung vom Trainer entgegennehmen und ablegen
  4. Patient über Wartezeit informieren
  5. Kursplatz zuteilen, sobald frei

Trainer / Therapeut

  1. Reha-Infogespräch durchführen (6 Schritte, 30 Min.)
  2. Bewilligte Verordnung entgegennehmen und an Empfang übergeben
  3. Fehlt die Bewilligung: nachdrücklich auf sie hinweisen, sie muss vor der ersten Kursteilnahme vorliegen
  4. Patient auf Wartezeit vorbereiten
  5. Individuelles Training (Rehasport Plus) sofort starten
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